Вгору
Вгору
Обстріл, ракетний удар, пожежа чи руйнування офісу або виробничого приміщення можуть призвести не лише до втрати майна, а й до знищення первинної бухгалтерської документації підприємства. У таких ситуаціях бізнес стикається з необхідністю підтвердити факт знищення документів, обґрунтувати неможливість їх зберігання та належним чином оформити документи для податкового обліку.
Одним із важливих етапів захисту інтересів підприємства може стати професійна фіксація факту знищення первинної документації та подальше засвідчення форс-мажорних обставин у Харківській торгово-промисловій палаті.
Це особливо актуально для підприємств, які внаслідок воєнних дій втратили бухгалтерські архіви, договори, накладні, акти виконаних робіт, документи щодо руху товарів, обліку активів та інші матеріали, необхідні для підтвердження господарських операцій.
Первинні документи є основою бухгалтерського обліку господарських операцій. Вони підтверджують рух активів, виконання зобов'язань, понесені витрати та інші показники, що мають значення для визначення податкових зобов'язань підприємства.
Коли документи знищені внаслідок обстрілу, пожежі чи руйнування приміщення, підприємство фактично втрачає можливість пред'явити їх під час податкової перевірки або використати для підтвердження даних обліку.
Водночас сама заява про втрату документів не замінює належного документального підтвердження обставин події.
Для підприємства важливо встановити та зафіксувати:
Систематизовані матеріали фіксації можуть стати частиною доказової бази для подальшого звернення до Харківської ТПП, податкових органів та інших установ.
Відповідно до статті 14-1 Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні», Торгово-промислова палата України та уповноважені нею регіональні торгово-промислові палати засвідчують форс-мажорні обставини та видають відповідні сертифікати.
У випадку знищення первинних бухгалтерських документів унаслідок воєнних дій підприємству може бути необхідно підтвердити, що обставини, які виникли поза його контролем, об'єктивно унеможливили збереження документації.
Сертифікат про форс-мажорні обставини щодо неможливості зберігати первинні документи може використовуватися як документальне підтвердження відповідних обставин у межах процедур, передбачених законодавством.
При цьому необхідно розмежовувати два завдання:
Це взаємопов'язані, але не тотожні процедури. Результати фіксації є важливою складовою документального обґрунтування звернення за сертифікатом.
Особливе значення для підприємств має підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Податкового кодексу України.
Ця норма передбачає спеціальні правила для платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не можуть пред'явити первинні документи через їх втрату, знищення чи пошкодження або неможливість вивезення за передбачених законодавством умов.
Зокрема, платники податків, які подали до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів відповідно до зазначеної норми, не підлягають перевіркам щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення воєнного стану, за умови застосування відповідних положень законодавства.
Це важливий механізм захисту бізнесу, який втратив документацію через наслідки війни.
Водночас необхідно враховувати декілька принципових моментів:
Отже, законодавство передбачає захист платників податків за визначених умов, але для його застосування підприємству необхідно належним чином оформити документи та дотриматися встановленої процедури.
Щоб належним чином підтвердити обставини втрати документації, доцільно діяти послідовно.
Крок 1. Зафіксувати обставини події.
Зберіть наявні матеріали, що підтверджують обстріл, пожежу, руйнування приміщення чи іншу подію, яка призвела до знищення документів. Це можуть бути акти компетентних органів, документи про звернення до правоохоронних органів, фото- та відеоматеріали, інші доступні докази.
Крок 2. Організувати фіксацію факту знищення документації.
Важливо документально відобразити фактичний стан місця зберігання документів, наслідки події та наявні ознаки знищення первинної документації.
Підготуйте перелік втрачених документів або їх категорій, визначте періоди, яких стосується втрата, зберіть копії, електронні версії та інші матеріали, що допоможуть ідентифікувати документацію та зверніться до незалежної експертної організації для фіксації події стороннім органом.
Крок 3. Підготувати документи для звернення до Харківської ТПП.
На цьому етапі формується пакет матеріалів, необхідних для розгляду питання про засвідчення форс-мажорних обставин. Його склад залежить від конкретної ситуації та обставин знищення документації.
Крок 4. Подати повідомлення до контролюючого органу.
Підприємству необхідно окремо перевірити виконання вимог підпункту 69.28 Податкового кодексу України та належним чином оформити повідомлення про втрату первинних документів. У ньому зазначаються обставини втрати й податкові (звітні) періоди, яких вона стосується.
Крок 5. Отримати сертифікат про форс-мажорні обставини за наявності підстав.
Харківська ТПП розглядає подані матеріали відповідно до встановленої процедури. Рішення щодо засвідчення форс-мажорних обставин приймається з урахуванням обставин конкретної справи та наданих доказів.
Для підприємства, яке постраждало внаслідок воєнних дій, важливо не лише зафіксувати втрату документації, а й розуміти, як використати підготовлені матеріали для подальшого захисту своїх інтересів.
Харківська ТПП надає послуги з фіксації наслідків воєнних дій та засвідчення форс-мажорних обставин. Залежно від ситуації підприємство може отримати професійну підтримку в підготовці документальної бази для підтвердження факту знищення первинної документації та подальшого звернення за сертифікатом.
Фаховий підхід дає змогу систематизувати наявні докази, належно відобразити обставини втрати та підготувати матеріали для проходження відповідних процедур.
Якщо внаслідок обстрілу або інших воєнних дій ваше підприємство втратило бухгалтерський архів, не відкладайте документальне оформлення цієї події. Своєчасна фіксація та правильно підготовлений пакет документів можуть мати істотне значення для подальшого захисту інтересів бізнесу.
Харківська торгово-промислова палата допоможе визначити необхідні етапи документального оформлення втрати первинної документації та підготовки матеріалів для засвідчення форс-мажорних обставин.
Детальніше про послуги:
Зверніться до Харківської ТПП, щоб обговорити вашу ситуацію та визначити, які документи необхідні саме у вашому випадку.
Матеріал має інформаційний характер. Застосування норм податкового законодавства залежить від обставин конкретної справи та виконання встановлених законом вимог. Для визначення належного алгоритму дій рекомендується отримати індивідуальну консультацію.
