Фіксування стану майна, знищеного внаслідок воєнних дій: навіщо потрібне бізнесу

Знищене внаслідок військових дій майно — це не лише матеріальна втрата підприємства. Для бізнесу важливо правильно зафіксувати факт знищення, стан майна та обставини події, адже саме ці матеріали надалі можуть використовуватися для списання майна, оцінки збитків, підтвердження форс-мажорних обставин, захисту інтересів підприємства та підготовки документів для отримання компенсації.

Особливо важливо провести первинне фіксування стану майна якомога швидше після події — до розчищення території, демонтажу конструкцій, переміщення залишків обладнання чи утилізації знищених матеріальних цінностей.

Для підприємств Харківської області це питання залишається надзвичайно актуальним. Водночас правильна первинна фіксація — це не просто фотографування пошкодженого об’єкта. Це комплексне експертне дослідження фактичного стану майна із документуванням виявлених пошкоджень та ознак його знищення.

Що таке первинне фіксування стану знищеного майна?

Первинне фіксування — це експертне документальне підтвердження фактичного стану майна після події, внаслідок якої воно було пошкоджене або знищене.

Йдеться про фіксацію того, що саме сталося з майном і в якому стані воно перебуває на момент експертного огляду.

Залежно від ситуації об'єктом фіксації можуть бути:

• виробниче та технологічне обладнання;
• машини та механізми;
• транспортні засоби;
• складські залишки та товарно-матеріальні цінності;
• сировина та готова продукція;
• офісне та виробниче майно;
• будівлі, споруди та їх окремі елементи;
• майно, яке підприємство зберігало або використовувало на інших правових підставах.

На сайті Харківської торгово-промислової палати фіксація пошкоджень нерухомості та товарно-матеріальних цінностей https://www.kcci.kharkov.ua/uk/fiksacziya-poshkodzhen.html  визначена як один із напрямів незалежної експертизи. Вона може проводитися для підтвердження фактичного стану майна та подальшої оцінки пошкоджень або збитків.

Що робити, якщо майно підприємства знищено внаслідок обстрілу та чому важливо провести фіксацію саме на першому етапі?

Після ракетного удару, пожежі, вибуху або іншої події підприємство часто змушене якнайшвидше прибирати територію, відновлювати виробництво, демонтувати небезпечні конструкції чи вивозити залишки майна.

Проте кожна така дія може призвести до втрати доказів первинного стану об'єкта.

Наприклад, якщо після пожежі з підприємства вивезли залишки обладнання, а територію очистили, через декілька місяців уже значно складніше встановити:

• яке саме обладнання знаходилося на місці;
• у якому воно було стані;
• які пошкодження виникли внаслідок події;
• які матеріальні цінності були знищені повністю;
• який обсяг майна фактично втрачено.

Саме тому експертиза з первинного фіксування пошкодженого або знищеного майна є основою подальшої доказової бази.

Харківська ТПП рекомендує підприємствам після події здійснити власну фото- та відеофіксацію, зберегти оригінали матеріалів, зібрати документи та не поспішати з розчищенням території до проведення необхідних оглядів.

Що саме фіксує експерт?

Під час проведення експертизи фахівець досліджує фактичний стан об'єкта на момент огляду.

Залежно від виду майна можуть фіксуватися:

• місце розташування об'єкта;
• найменування та ідентифікаційні характеристики;
• модель, марка, серійний номер — за можливості;
• комплектність;
• зовнішній та фактичний стан;
• видимі механічні, термічні та інші пошкодження;
• ступінь руйнування;
• наявність залишків та фрагментів;
• можливість ідентифікації майна;
• інші обставини, які мають значення для подальшого використання результатів експертизи.

Особлива увага приділяється фотофіксації. Загальні фотографії показують масштаб події та розташування об'єкта, а детальні — конкретні пошкодження, маркування, серійні номери, залишки обладнання та інші ідентифікаційні ознаки.

Важливо, щоб фото- та відеоматеріали не існували окремо від експертного документа, а були частиною систематизованої доказової бази підприємства.

Первинна фіксація — це не оцінка збитків

Це принциповий момент.

Висновок щодо первинної фіксації стану майна та звіт про оцінку збитків — це різні документи, які виконують різні функції.

Первинна фіксація відповідає насамперед на питання:

Який фактичний стан майна та що з ним сталося?

Оцінка збитків відповідає на інше питання:

Який фінансовий розмір завданих підприємству збитків?

Чинна Методика, затверджена наказом Міністерства економіки України та Фонду державного майна України від 18.10.2022 № 3904/1223, застосовується для визначення реальних збитків, завданих суб'єктам господарювання внаслідок втрати, руйнування або пошкодження майна, а також для оцінки упущеної вигоди та потреб у відновленні.

Тому на практиці ці два етапи доцільно розглядати як частини одного процесу:

первинна фіксація → документування факту втрати → оцінка збитків → подальше використання документів для захисту прав та інтересів підприємства.

Для чого підприємству потрібна експертиза з первинного фіксування?

Результати експертного фіксування можуть бути необхідними для вирішення різних господарських та юридичних питань.

1. Для списання знищеного майна

Якщо підприємство має знищене обладнання, товарні запаси, транспорт або інші матеріальні цінності, необхідно документально підтвердити їх фактичний стан.

Експертна фіксація може бути одним з документів, які використовуються підприємством під час оформлення процедури списання та подальшого отримання податкової пільги.

2. Для подальшої оцінки збитків

Перед визначенням вартості збитків необхідно мати достовірні вихідні дані про те, яке саме майно було пошкоджено або знищено та в якому стані воно перебувало.

Саме тому експертиза з первинного фіксування часто є першим етапом перед проведенням оцінки збитків.

Харківська ТПП також пропонує комплексний підхід: експертиза + оцінка майна або збитків.

3. Для підтвердження збитків внаслідок військових дій

Підприємству важливо не лише показати суму втрат, а й сформувати доказову базу, яка підтверджує сам факт пошкодження або знищення майна та зв'язок із відповідною подією.

Тому доцільно зберігати всі документи в єдиному цифровому та паперовому архіві.

4. Для подання інформації до Реєстру збитків

Для бізнесу питання документування втрат стає ще більш актуальним у зв'язку з роботою міжнародного Реєстру збитків для України.

Зокрема, категорія C3.1 охоплює вимоги юридичних осіб щодо пошкодження, знищення або втрати активів, включаючи нерухомість, обладнання, транспорт, товарні запаси та інші активи.

У серпні 2026 року Реєстр також відкрив нові категорії для юридичних осіб щодо пошкодженого та знищеного нерухомого майна.

Це означає, що підприємствам варто вже зараз подбати про належне документування кожного об'єкта, який був втрачений або пошкоджений унаслідок війни.

5. Для судового захисту

Експертні матеріали можуть використовуватися підприємством під час захисту своїх майнових інтересів, у тому числі при підготовці позовних матеріалів.

Чим раніше зафіксований фактичний стан об'єкта, тим менше ризиків, що важливі докази будуть втрачені в процесі розчищення, демонтажу або відновлення.

6. Для підтвердження форс-мажорних обставин

У відповідних ситуаціях документи щодо фактичного стану майна можуть бути частиною доказової бази для підтвердження впливу воєнних подій на можливість підприємства виконувати свої зобов'язання.

Харківська ТПП окремо надає послугу засвідчення форс-мажорних обставин. Фіксація пошкоджень та форс-мажор — це не тотожні процедури, однак результати фіксації можуть бути важливими для підтвердження обставин конкретної ситуації. На сайті ХТПП фіксація пошкоджень також прямо зазначена серед цілей отримання документів для форс-мажору.

Які документи варто підготувати підприємству для фіксації пошкоджень майна?

Для проведення експертизи з первинного фіксування бажано підготувати максимум інформації про майно.

Зокрема:

• документи, що підтверджують право власності або інші правові підстави користування майном;
• інвентаризаційні документи;
• бухгалтерські документи щодо обліку майна;
• технічну документацію;
• договори придбання;
• товаросупровідні документи;
• документи щодо обладнання;
• фото та відео з місця події;
• витяг з ЄРДР;
• акт про пожежу — якщо відбулася пожежа;
• інші документи залежно від виду майна та конкретної ситуації.

При цьому відсутність окремого документа не означає, що підприємству потрібно відмовлятися від проведення фіксації.

У разі знищення документів разом із майном необхідно окремо працювати над відновленням доказів права власності, складу та вартості активів.

Що робити підприємству після знищення майна?

Оптимальний алгоритм можна умовно поділити на кілька етапів.

1. Безпека.
   Не заходити на територію до отримання дозволу відповідних служб, якщо існує загроза життю або здоров'ю.
2. Самостійна фото- та відеофіксація.
   Зробити загальні та детальні фото, зафіксувати адресу, дату та місце події. Оригінали матеріалів зберегти.
3. Документування події.
   Зібрати документи правоохоронних, аварійних, пожежних та інших служб — залежно від обставин.
4. Інвентаризація.
   Встановити перелік фактично втраченого майна та зіставити його з даними бухгалтерського обліку.
5. Первинна експертна фіксація.
   Залучити незалежного експерта для документування фактичного стану майна.
6. Оцінка збитків.
   За необхідності провести незалежну оцінку збитків.
7. Формування єдиного доказового пакета.
   Зберігати висновки, акти, фотографії, відео, бухгалтерські та правовстановлюючі документи разом.
8. Подальше використання документів.
   Залежно від ситуації — для списання майна, судового захисту, підтвердження форс-мажору, подання документів до відповідних реєстрів або інших процедур.

Саме такий комплексний підхід рекомендує Харківська ТПП у своєму актуальному алгоритмі дій постраждалого бізнесу.

Чому підприємству варто звернутися саме до Харківської ТПП?

Після знищення майна бізнесу зазвичай недостатньо одного документа.

Потрібно послідовно вирішити цілу низку питань:

провести інвентаризацію → зафіксувати стан майна  → оцінити збитки → документально підтвердити обставини → підготувати документи для подальшого використання.

Харківська торгово-промислова палата має можливість комплексного супроводу таких ситуацій.

Напрям незалежної експертизи ХТПП включає фіксацію пошкоджень нерухомості та товарно-матеріальних цінностей, експертизу обладнання, визначення фактичного стану транспортних засобів та інші види експертних досліджень.

Окрім того, на базі Харківської ТПП можна поєднати експертизу з оцінкою майна або збитків та іншими необхідними для бізнесу послугами.

Це особливо важливо у випадках, коли йдеться не про один пошкоджений об'єкт, а про комплексно знищене підприємство, виробничий майданчик, склад, обладнання та товарні запаси.

Не відкладайте фіксацію на потім

Одна з найпоширеніших помилок підприємства після обстрілу — спочатку відновлювати територію, а вже потім думати про документи.

Однак відновити будівлю можна.
Придбати нове обладнання можна.
Відновити бухгалтерські документи часто можливо.

А от відтворити первинний стан знищеного майна через декілька місяців може бути надзвичайно складно або неможливо.

Саме тому первинна експертиза стану знищеного майна має проводитися якомога швидше.

Первинна фіксація майна після обстрілу — це перший крок до документально підтверджених збитків

Якщо ваше підприємство постраждало внаслідок військових дій, не обмежуйтесь лише фотографіями.

Зверніться до фахівців Харківської торгово-промислової палати для проведення незалежної експертизи та первинного фіксування стану пошкодженого або знищеного майна.

Фахівці ХТПП допоможуть визначити необхідний перелік документів та формат експертного дослідження залежно від конкретної ситуації.

Харківська ТПП бере на себе супровід, коли збитки потрібно не просто зафіксувати, а правильно документувати.

Незалежна експертиза Харківської ТПП

Наші контакти:
+38 057 751 99 23
+38 050 305 77 80
expertiza@kcci.kharkov.ua